苦手なメールでお客さんとの距離感を縮める方法

何年か前まではお客さんとFAXのやりとりをすることがありましたが、この2~3年はめっきり減ってメールでのやりとりばかりになってきました。

FAXはA4用紙に書き込めるスペースに限度があるのが良かった!

簡単な挨拶を書いて、本題の必要最低限なことを事務的に書いてもスペースがないから仕方がないよねって(自分で自分を)許せるというか、諦めがつくというか。

送信した後に「FAX届きましたか?」と足りないところを話ができるの意思疎通とれることろが良かったなーって懐かしくおもいます。

メールは自分のタイミングで見れるので送ってもらうのは時間を割かれなくて良いなっておもいますが、こちらから送る時はすんごく神経を使います。

「スペースが足りなくて」って言い訳ができないところが嫌いなんだなってブログの構想立てていて気がつきました。

かしこまった文章になると堅苦しいし距離感ができてしまう気がするし、壁をつくってしまう感じがするし

かといって信頼関係ができてないお客さんに砕けすぎるフレンドリーなメールは失礼すぎるし

なのでメールが苦手なりに努力していることは丁寧に書いた堅苦しい本文の最後に人間味が出るように、ちょっと感情的な話し口調の文面を入れています。

●△△さんのお買い物の手伝いができて嬉しくおもいます。商品入荷までお時間をいただきますが楽しみにお待ちください。

●△△さんがプレゼントに悩まれていて、頂くお相手の方はお幸せですね。

●また△△さんのお手伝いができることがありましたらお気軽に相談ください。

→文面のどこかに必ず名前は入れています。接客中も名前を復唱すると親密感が増すので「あなたに宛てて書いてます」ってかんじを文章に入れます。

→「ございましたら」だとかしこまりすぎている感じなので「ありましたら」とちょっと親しみをこめて。

文章としては不完全かなっておもいますが、話し言葉のほうがお客さんには伝わるとおもってます。

いまのところ、この下町おばちゃん感でクレームがきたことはないですし、誤字脱字があっても「おばちゃんだからしょうがないな」って諦めてもらえているのか(失笑)

でもこのひと言でどちらかというと気持ちが届いているかなって感じてます。

よくよく考えればメールって手紙の横文字なだけ。

肉筆で書く手紙に感情をだした一文を書いているなら、寒々しい機械文字のメールなら尚のこと必要なことだとおもいます。

こんな感じで渋々メールをしてますが、たまに「FAX対応できる?」ってお客さんがいるとルンルンしながら資料を作ってます。

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